Wszystko o rozmowie kwalifikacyjnej

Mimo ciągłego rozwoju nowoczesnych technik doboru personelu, rozmowa kwalifikacyjna nadal stanowi najbardziej powszechny sposób selekcji kandydatów. Tylko w trakcie bezpośredniego kontaktu można bowiem uzyskać odpowiedź na podstawowe pytanie: czy kandydat posiada odpowiednie umiejętności i wymagane cechy?

Rozmowa jest więc okazją do skonfrontowania oczekiwań pracodawcy z potencjałem i możliwościami kandydata. Dla szukającego pracy natomiast stanowi możliwość korzystnego zaprezentowania własnej osoby i sprawdzenia czy rzeczywiście chciałby pracować w danej firmie.

Punktem wyjścia wywiadu są najczęściej informacje uzyskane w czasie analizy dokumentów aplikacyjnych, które należy poszerzyć i uszczegółowić w trakcie wywiadu. Zarówno kandydat, jak i osoba prowadząca wywiad powinni być odpowiednio przygotowani. Dla osoby poszukującej zatrudnienia jest to szczególnie ważne. Jeśli bowiem wywiad nie potoczy się po jej myśli, może stracić okazję podjęcia interesującej pracy.

Zanim jednak udasz się na rozmowę kwalifikacyjną, powinieneś bardzo dokładnie przygotować się do tego spotkania. Wśród informacji, które musisz posiąść powinny znaleźć się:

1. Informacje na temat firmy, do której starasz się o przyjęcie
   • od kiedy firma istnieje
   • czym się zajmuje
   • jaką ma pozycję na rynku
   • jakie szanse rozwoju, ile zatrudnia osób, czy duża jest rotacja pracowników
   • co ją wyróżnia, jak wygląda jej konkurencja na rynku
2. Informacje o stanowisku pracy
   • jaka dziedzina i zakres wiedzy jest niezbędny na danym stanowisku (wykształcenie, kursy)
   • jakiego rodzaju doświadczenie zawodowe jest wymagane (branża, rodzaj wykonywanej pracy)
   • jakie predyspozycje psycho-fizyczne są potrzebne (np. umiejętności interpersonalne, zdolność myślenia analitycznego, odporność na stres)
3. Informacje o sobie
   • samowiedza w zakresie własnych preferencji zawodowych, umiejętności, predyspozycji, oczekiwań względem przyszłej pracy
   • hierarchia wartości, cele życiowe
   • zdanie sobie sprawy z tego, jak możemy być spostrzegani przez innych, czym się wyróżniamy
4. Inne przygotowania
   • należy sprawdzić miejsce, termin, godzinę rozmowy, imię i nazwisko osoby, z którą mamy się spotkać
   • zadbać o odpowiedni strój, wygląd
   • przygotować i przećwiczyć odpowiedzi na typowe pytania pracodawcy
   • pomyśleć jakie pytania my możemy zadać

Kiedy już zebrałeś niezbędne informacje, które będą ci potrzebne w trakcie rozmowy, możesz przystąpić do wywiadu właściwego pomiędzy tobą i potencjalnym pracodawcą.

Wywiad właściwy to kilka szczególnie ważnych minut rozmowy. Od tego jak się zacznie rozmowa, będzie w dużej mierze zależał przebieg i skutek. Każdy właściwy wywiad poprzedzony jest zwykle tzn. okolicznościami wstępnymi. Jest to zazwyczaj powitanie, uścisk dłoni, zaproszenie, by kandydat usiadł.

Generalną zasadą odpowiedzi na pytania jest szczerość. Nie możesz podawać informacji sprzecznych z zaistniałymi faktami. Jednakże istnieją ogólne reguły działające na twoją korzyść w trakcie prowadzonego dialogu z pracodawcą:

• należy wykazać się znajomością firmy
• odpowiedzi udzielać w sposób pozytywny – naświetlać pozytywnie nawet niepowodzenia zawodowe, co świadczy o inicjatywie, zdobytych doświadczeniach
• przytaczać konkretne przykłady zakończonych sukcesem działań, podkreślać swoje kwalifikacje
• unikać monotonii w wypowiedziach, pamiętać o starannej dykcji
• wykazać chęć dalszego doskonalenia
• nie przerywać rozmówcy

Poniżej masz do dyspozycji przykładowe pytania, z jakimi możesz się spotkać w trakcie rozmowy:

1. Dlaczego chce pan(i) pracować w naszej firmie?
2. Proszę opowiedzieć coś o sobie
3. Jakie umiejętności wniesie Pan(i) do pracy?
4. Jaki był Pana(i) największy sukces?
5. Jaka była największa porażka?
6. Jakie są Pana(i) zalety?
7. Jakie są Pana(i) wady?
8. Co robi Pan(i) w wolnym czasie?
9. Co zamierza Pan(i) robić za 5 lat?
10. Proszę opisać sytuację, która ostatnio Pana(Panią) zdenerwowała?
11. Co byłoby dla Pana(i) nagrodą oprócz pensji?
12. Czego oczekuje Pan(i) po pracy w naszej firmie?
13. Co Panu(Pani) najbardziej przeszkadza w pracy?
14. Jakie osoby Pan (i) podziwia i dlaczego?
15. Jak zachowuje się Pan(i) w czasie bankietu?
16. Czy nie sądzi Pan(i), że ma zbyt wysokie kwalifikacje na to stanowisko?
17. Jakie jest Pana(i) motto życiowe?
18. Jaki jest Pana(i) pogląd na cenzurę w internecie?
19. Jakie są według Pana (i) cechy dobrego kierownika?
20. Proszę przekonać mnie, że jest Pan(i) odpowiednim kandydatem do tej pracy.
21. Ile chciałby Pan(i) zarabiać?
22. Gdyby miał Pan(i) wybrać inny zawód, co by to było?
23. Czy wykonywał Pan(i) kiedyś ten rodzaj pracy?
24. Dlaczego chce Pan(i) pracować tutaj?
25. Dlaczego mamy zatrudnić właśnie Pana(Panią)?
26. Jakie są Pana(i) słabości?
27. Co najbardziej lubi Pan(i) robić w pracy?
28. Proszę opisać sytuację, która wymagała od Pana(i) współpracy w zespole?
29. Czego nauczył się Pan(i) w szkole?
30. Proszę opisać sytuację, która wymagała od Pana(i) podjęcia szybkiej decyzji.
31. Jakie jest Pana(i) hobby? Czy mógłby Pan(i) przeprowadzić rozmowę z ekspertem w tej dziedzinie?
32. Co jest dla Pana(i) najważniejsze w życiu?

Oczywiście nie tylko pracodawca zadaje pytania. Ty również możesz zapytać o nurtujące cię sprawy, jednakże zróżnicowanie twoich pytań jest bardziej ograniczone niż ze strony pracodawcy..

Pytania kandydata do pracy:

• Czy może mi Pan(i) podać zakres zadań i obowiązków na proponowanym stanowisku?
• Czy mogę zobaczyć przyszłe miejsce pracy?
• Z czego będzie się składało moje wynagrodzenie?
• Jakie świadczenia socjalne oferuje firma
• Jak będzie wyglądał mój czas pracy?
• Z jakich materiałów będę korzystał i jaki sprzęt będę obsługiwał?
• Jakie szanse rozwoju zawodowego i awansu istnieją dla mnie w Państwa firmie?
• Czy w najbliższym czasie firma poszerzy swoją działalność?

Na zakończenie powinniśmy podziękować za rozmowę, wyrazić zainteresowanie otrzymaniem stanowiska, zapytać, kiedy można liczyć na odpowiedź w tej sprawie. Po rozmowie należy także sporządzić notatki dot. spotkania – na temat osoby prowadzącej rozmowę, swojego zachowania, poprawności własnych odpowiedzi, swoich słabych punktów.

Poniżej możesz zapoznać się z najczęściej popełnianymi błędami w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej:

• nie zwracanie uwagi na sygnały niewerbalne osoby słuchającej np. gesty, ton głosu wskazujący na znużenie przydługimi wywodami
• nieumiejętność uzasadniania swoich sądów, opinii
• ujawnianie tajemnic innych pracodawców i negatywne wypowiedzi na ich temat
• manieryzmy językowe – np. częste powtarzanie jakiegoś zwrotu – "no wie pan", "prawda"
• mimowolne, niekontrolowane ruchy np. machanie nogą, pstrykanie długopisem
• dygresje – zbaczanie z tematu
• lakoniczność wypowiedzi – odpowiadanie na pytania równoważnikami zdań
• bierność w rozmowie, brak inicjatywy
• brak kultury osobistej – spóźnianie się, niedbały wygląd, niedbale przygotowane dokumenty
• zbytnia pewność siebie, źle pojęta przebojowość – aroganckie zachowanie, przyjmowanie niedbałej pozy, prezentowanie postawy typu "kim to ja nie jestem, kogo to ja nie znam"
• postawa, zachowanie wskazujące na brak wiary w siebie – np. unikanie kontaktu wzrokowego, brak uśmiechu
• krygowanie się – fałszywa skromność
• niedostateczna wiedza na temat firmy i stanowiska pracy

Nieco inaczej przedstawia się rozmowa z pracodawcą przez telefon. Zanim przystąpisz do rozmowy, powinieneś przygotować:

• imię i nazwisko osoby, do której chcesz się zgłosić
• nazwę stanowiska, o które się ubiegasz
• pytania, które chcesz zadać
• kartkę i długopis (do ewentualnych notatek)
• dokumenty aplikacyjne (możesz zostać spytany o pewne szczegóły dotyczące twojego doświadczenia lub edukacji)
• informacje o twoim doświadczeniu zawodowym, przygotowaniu do wykonywania pracy

Natomiast w czasie rozmowy powinieneś:

• przedstawić się i powiedzieć, w jakiej sprawie dzwonisz
• poprosić imiennie z osobą, z którą chcesz rozmawiać
• wymienić stanowisko, którym jesteś zainteresowany
• przekazać informacje o swoich kwalifikacjach
• poprosić o osobistą rozmowę na temat możliwości zatrudnienia
• poprosić o możliwość spotkania, gdyby w późniejszym czasie pojawiło się wolne miejsce pracy
• poprosić o możliwość zatelefonowania w przyszłości
• mówić wyraźnie
• pamiętaj, że siła głosu, tempo mówienia odgrywa tu duże znaczenie

Każdą rozmowę należy zakończyć uprzejmie.

Zastanów się teraz, jak inne znane ci osoby prezentują się w trakcie rozmowy telefonicznej. Czy znasz kogoś, kto wywiera na tobie szczególnie dobre wrażenie? Jego sposób mówienia, tempo, intonacja głosu? Na co zwracasz największą uwagę?

A teraz pomyśl nad swoim własnym stylem rozmowy przez telefon. Czy jest podobna? Poniżej wypisz wszystkie zalety dialogu swojego ulubionego rozmówcy. Obok zaznacz, czy ty również prowadzisz rozmowy w ten właśnie sposób.

Wywiady telefoniczne są bardzo przydatne w przypadkach dużej odległości dzielącej kandydatów od miejsca przeprowadzania rekrutacji. Zwłaszcza we wstępnej fazie kontaktów trudno wymagać od kandydatów ryzyka ponoszenia kosztów podróży i straty czasu. Choć oczywiste jest, że w ostateczności będzie musiało dojść do osobistej rozmowy z kandydatem, zanim zostanie podjęta końcowa decyzja, to jednak wstępna rozmowa kwalifikacyjna może zostać poprowadzona przez telefon.

Nawet jeśli rozmowa kwalifikacyjna nie zakończy się sukcesem – ofertą pracy, mimo to należy wynieść z tego pewne korzyści:

• po kilku rozmowach zdobywamy doświadczenie i umiejętności odpowiedzi na prawie każde pytanie
• pracodawca, na którym zrobiliśmy dobre wrażenie jest potencjalnym "kontaktem" prowadzącym do innych pracodawców – polecenie naszej osoby, rekomendacja
• otwieramy sobie szanse zatrudnienia w danej firmie w przyszłości

Literatura:

Szydłowski B. (1997) Praktyczny poradnik poszukiwania pracy

Bańka A. (1995) Zawodoznawstwo, doradztwo zawodowe, pośrednictwo pracy

opracowanie: Iwona Ekkert